Una breve introducción a la exploración y el entendimiento de los datos.

Introducción

2 + 2 = ___

Esta ecuación es tan obvia que ni siquiera te dan ganas de responder, y, aun así, lo haces de forma automática.

Dudamos incluso que muchos de ustedes no sepan cómo se añaden los números a las columnas en una hoja de cálculo, o qué quieren decir los números o estadísticas de cada base de datos.

Las hojas de cálculo te hacen la vida más sencilla brindándote una serie de funciones matemáticas para sumar, multiplicar, dividir y crear porcentajes. Si tienes dudas sobre el procedimiento, consulta el primer capítulo de este tutorial.

Sin embargo, las hojas de cálculo también te brindan otra herramienta poderosísima para analizar tus datos: las tablas o gráficas dinámicas. Mira la imagen a continuación:

Imagen: “More Kittens”, de Hitchster. Algunos derechos reservados: CC-BY 2.0. Adaptada por Tactical Tech.

¡Las tablas dinámicas hacen un resumen de tu base de datos sin que tengas que introducir fórmulas o crear nuevas columnas! Te permiten combinar datos de tal manera que la relación o conexión que existe entre ellos sea muy clara, y además te la presenta de una manera diferente que te puede dar nueva luz sobre tu base de datos. Estas tablas no cambian tus datos, y tienen una serie de opciones que te pueden ahorrar mucho tiempo. Las gráficas dinámicas son una especie de combinación entre filtrar y ordenar tus datos, pero, además, te los presenta de una forma entendible.

Al terminar el curso serás capaz de:

  • Entender el funcionamiento básico de las tablas dinámicas.

  • Crear más de 20 tablas dinámicas.

  • Adaptar y construir tus tablas como mejor convenga.

  • Usar las tablas dinámicas para explorar tus datos.

Requisitos para el curso:

Leer los capítulos previos a este tutorial…

  1. Fundamentos de los datos.

  2. Introducción a la limpieza de datos.

También:

  1. La última versión del software Open/Libre Office instalado en tu computadora. Este software es libre (no como Microsoft Excel), y no necesitas estar conectado (como con Google Spreadsheet).

  2. Una copia de estos datos (en inglés), que son sobre los alimentos que hay en los estantes de una cocina. Esto se usará para realizar tablas dinámicas.

  3. Una copia de los datos de GRAIN’s sobre “land grabbing” (en inglés). Esta base de datos es un clásico ejemplo de la información que usan la ONGs. En el capítulo pasado, usamos esta misma base de datos. Usa la versión modificada por ti (la limpia).

Contenido del curso:

Hay cuatro secciones en este curso:

  • La sección 1 cubre los primeros pasos en la creación de una tabla dinámica, y te enseña qué pasa cuando tus datos son añadidos como filas.

  • En la sección 2 aprenderás cómo hacer para que tus tablas dinámicas sean más útiles cuando les agregas campos de datos.

  • En la sección 3, cómo agregar campos a tus datos.

  • Para completar el curso, la sección 4 nos enseña a crear gráficos a partir de los datos obtenidos de tablas dinámicas.

Cada sección tiene tres apartados:

  • Una tarea rápida que usa ejemplos de estantes de cocina para que el ejemplo de las tablas dinámicas sea fácil de comprender.

  • Una tarea larga usando una base de datos sobre la venta de terrenos agrícolas en los países en vías de desarrollo. Aquí aprenderás más sobre el uso de las tablas, y te enfrentarás a algunos problemas que te ayudarán a  perfeccionar el tema.

  • Un bonus que te explica cómo las tablas dinámicas se relacionan con otras herramientas de tu hoja de cálculo.

Cómo hacer este curso.

Este curso es muy corto. Te sugerimos hacerlos de manera ordenada y siguiendo la secuencias del 1 al 4.

Empezamos…

Asegúrate de tener el material antes mencionado listo para trabajar.

Una tarea rápida

Dale un vistazo a la imagen de abajo acerca de los estantes de cocina. Tiene datos sobre ingredientes, cantidad, y el riesgo para la salud.

Realiza una tabla dinámica con estos datos siguiendo estos pasos:

  1. Selecciona todos los datos. Puedes hacer esto seleccionando la celda A1 y arrastrando hasta la celda D9, o presionando Ctrl-A (Cmd-A en las computadoras Apple Mac).

  2. Con los datos ya seleccionados, ve a Datos → Tabla dinámica  → Crear. Encontrarás estas opciones en el menú de la parte superior. Una ventana se abrirá y te preguntará si deseas usar la información seleccionada. Escoge OK.

  3. Como se muestra a continuación, verás algunas partes de la hoja en gris que corresponden a los encabezados de tus datos.

  4. Vamos a ordenarlos; es decir, vamos a convertir las columnas en celdas. Selecciona y deja el cursor en el título Snack (entremés); arrastralo hasta la zona blanca titulada ROW FIELD (extrema izquierda), y así convertirás una columna en una celda.

  5. Haz clic en OK. Una nueva hoja de cálculo se abrirá  y así se verán tus datos

¿Qué le pasó a los datos?

En la base de datos original, Biscuit (galletas) se menciona 3 veces. En las tablas dinámicas, sólo una vez. Sandwich se menciona dos veces; en la tabla dinámica, 1. Las tablas dinámicas agrupan y sintetizan todos los datos en la columna Snack de tu base de datos original. Ahora sabes qué tipos de Snack están incluidos en los datos.

  1. En la tabla dinámica que creaste, existe un menú secundario que puedes activar haciendo clic en el botón derecho del ratón (para Apple Mac, doble clic en el panel). Te aparecerá algo así:

  1. Selecciona Edit Layout (Editar diseño), lo cual abrirá la tabla dinámica otra vez. Esta vez, arrastra ingredientes a la fila  y haz clic en OK. Los datos se verán diferentes en la tabla dinámica.

¿Qué pasó esta vez? Una vez más, las tablas dinámicas agruparon los datos para decir qué ingredientes tiene cada snack. Puedes cambiar las etiquetas de lugar para que te den otra vista de los datos.

Para hacer esto, edita los encabezados de la tabla dinámica y reordena los títulos que aparecen en las filas para colocar ingredientes hasta arriba como se muestra en la imagen.

 

Selecciona OK para recrear la tabla dinámica con el nuevo encabezado. Así se verán los nuevos datos:

En esta tabla, los valores están arreglados de manera diferente. Ahora nos muestran los ingredientes que tiene cada snack.

¿Lo entiendes? Ahora intentemos trabajar con una base de datos más larga, donde podamos ver las tablas dinámicas actuar de forma más dramática.

Una tarea larga

Vamos a intentar lo mismo, pero ahora con la base de datos de GRAIN sobre la venta de terrenos en los países en vías de desarrollo.  Lo puedes bajar de Datahub.

Estudia las bases de datos para que te familiarices con ellas. Si piensas que te hacen falta herramientas, puedes leer el capítulo del tutorial Introducción a la limpieza de datos, donde se utiliza la misma base de datos.

Pero si no tienes tiempo, aquí te resumimos los aspectos básicos de la base de datos:

  • La base de datos fue realizada la organización GRAIN. Esta organización se dedica a apoyar la agricultura comunitaria sostenible.

  • La base de datos contiene nombres de inversionistas y sus países de origen. Asimismo, contiene los países donde se compró la tierra, el tamaño de los terrenos, la cantidad de dinero que se invirtió, y el año que se cerró el trato.

Para crear una tabla dinámica con esta base de datos, sigue estos pasos:

  1. Selecciona la base de datos completa (de la celda A1 a la I417).  Acuérdate: si no seleccionas los datos, éstos no aparecerán en la tabla.

  2. Del menú, selecciona Datos → Tabla dinámica  → Crear.

  3. En la ventana que aparece, escoge la opción Selección actual (Current selection), y haz clic en OK.

  4. Selecciona los encabezados de la tabla dinámica, arrastrando los títulos de la columna en las diferentes secciones de la tabla.

  5. Cuando te guste el acomodo, haz clic en OK.

  6. Si quieres cambiar los encabezados de las tablas, haz click en la tabla dinámica en el menú secundario y selecciona Editar diseño (Edit Layout).

La base de datos de GRAIN tiene nueve columnas. En esta tarea sólo agregaremos diferentes combinaciones de filas para contestar a diferentes preguntas.

Empezamos con esta pregunta: ¿En qué países se ha comprado terrenos?

  1. Los datos que necesitas para contestar esta pregunta están en la columna A, con la etiqueta Landgrabbed.

  2. Selecciona la base de datos completa con los comandos Datos → Tabla dinámica → Crear.

  3. Haz clic en Selección actual, donde aparecerán las siguientes ventanas:

  1. ¡Ups! Como ya te diste cuenta, existen dos etiquetas con los mismos nombres. LandgrabbeD y LandgrabbeR.  Haz clic para desplegar el título completo de la etiqueta, como se muestra a continuación:

  1. Ahora sabrás qué etiqueta corresponde a qué dato. Arrastra Landgrabbed a la parte de Row Fields (extrema izquierda) y haz clic en OK, como se muestra en la imagenn:

6. Los datos se verán como se muestra en la tabla de países a continuación:

Ahora podemos modificar la base de datos para comprender la información. Por ejemplo: editando el encabezado Landgrabber, arrastrándolo al área de Row Fields, podemos contestar a la pregunta ¿Qué compañías compraron tierras?

  1. Después de hacer clic en OK, verás cómo los datos se despliegan en la filas:

      2. Para puntos extras, intenta cambiar el orden de los títulos para crear una tabla dinámica. Tendrás los mismos datos, pero ahora arreglados alrededor del inversionista, en lugar de los países.

Ahora que eres un experto, aquí te damos algunas preguntas que puedes contestar adicionando datos al apartado Row Fields de la tabla dinámica.

  1. ¿En qué países están los inversionistas?

  2. ¿En qué países están los inversionistas, y en cuáles están comprando terrenos?

  3. ¿En qué sectores trabajan los inversionistas?

  4. ¿Qué uso les dan a las tierras que compran? Tip: los datos de cómo se adquirió la tierra están en la columna Production.

  5. ¿En qué sector trabajan los inversionistas? ¿Lo puedes dividir por países?

  6. ¿Cuáles son los nombres de los inversionistas y en qué lugar hicieron sus compras?

  7. ¿Para qué son usadas las tierras? ¿En qué países y cuál es la situación de la compra-venta?

Bonus: Ordena y filtra

En donde veas un triángulo en la fila superior derecha, haz clic para activar la función Ordena y filtra. Diviértete con la función, y ve cómo cambian tus datos y las tablas dinámicas.

Haz una tabla dinámica más útil añadiendo campos de datos

En la Sección 1 intentamos agrupar y ordenar tus datos para que pudieras contestar preguntas. ¿Pero qué más puede hacer una tabla dinámica por ti? En esta sección veremos cómo funcionan los campos de datos.

Una tarea rápida

Construye una tabla dinámica de los diferentes tipos de snack, pero esta vez le agregaremos un campo de datos que te ayudará a ver cuántos tipos de snacks tienes.

  1. Al finalizar tu tabla, debe verse así:

  1. Después de agregar el filtro, tus datos se deben ver así:

¿Qué pasó?

La tabla dinámica agrupó y resumió los datos del tipo de snacks que colocaste en el apartado Row Field. Los datos sobre la cantidad de los snacks que pusiste en Data Field – se agregó para crear cada tipo de snack.

  1. Despliega el menú secundario y selecciona Edit layout.

  2. Cambia la tabla dinámica como se muestra a continuación:

  1. Los datos cambian de nuevo. Esta vez, los tipos de snack se sub-agruparon por tipo de ingredientes junto con las cantidades.

Tarea larga:

Podemos seguir los mismos pasos para crear una tabla dinámica usando la base de datos de GRAIN… Pero ahora podemos ver cuántas hectáreas de tierra fueron compradas en cada país.

  1. No repetiremos todos los pasos para crear una tabla, pero te podemos mostrarte la disposición:

Nota: En la imagen, en la sección Row Fields está la etiqueta Landgrabbed, que no se puede ver completa, a menos de que pongas sobre ella el cursor del ratón.

  1. El ejemplo es igual al de la sección 1. Los datos en el apartado Row Field fueron agrupados y resumidos para darnos una lista de países sin duplicar. Los datos en Data Field fueron agregados para dar un panorama general de cada país. Aquí te damos un ejemplo de las filas que producirá tu tabla: dinámica.

Como siempre, podemos contestar diferentes preguntas dependiendo de cómo ordenamos los datos en  Row Fields. Los datos muestran la cantidad de terrenos comprados en cada país. Agrega  Status of deal como una nueva fila para que veas el status de cada compra-venta

  1.  La imágen debe verse así:

  1. Después de crear la tabla dinámica con la nueva disposición, se generarán estos datos:

Usando lo que sabes sobre el manejo de filas, intenta agregar más datos que muestren lo siguiente:

  1. Crea un pequeño perfil de cada inversionista, donde vengan los países donde compraron las tierras y el área del terreno. Por ejemplo, una tabla donde se muestre cómo Adecoagro compró en Argentina  un terreno de 242000 ha; en Brasil otro de 165000 ha, y por último, uno en Uruguay de 8600 ha.

  2. El monto total que cada comprador invirtió para adquirir los terrenos. Por ejemplo, tu tabla debe decir que Saxonian Estate hizo una inversión total de 7.7 million USD.

  3. La cantidad de hectáreas que fueron obtenidas, organizada por comprador. Por ejemplo, la tabla te dirá que 160,000 ha fueron adquiridas por inversionistas que se dedican a las telecomunicaciones.

  4. Comparar la cantidad de inversiones realizadas, organizadas por el tamaño del terreno, y el país donde se compró. Por ejemplo, la tabla te mostrará qué 6000 ha fueron compradas en Australia por 335 millones de USD; en Rusia, por 39 millones USD, y en Nigeria no existe tal información.

Bonus: Cambia los datos que se muestran

Los campos que agregaste a las tablas dinámicas tienen dos aplicaciones muy útiles. Te daremos una probada de sus bondades.

  1. Los datos que depositamos en la casilla Data Field sólo se agregan y se suman. Sin embargo, las tablas pueden mostrar datos diferentes si…

    1. escoges el valor más alto o el más bajo de la lista;

    2. das el total del número de valores;

    3. calculas los datos como porcentajes.
      Estas características se activan haciendo doble clic en cualquiera de los cuadros que arrastraste en el área de los encabezados.

  2. En la casilla Row Fields puedes llenar más de un dato en la tabla dinámica. Esto quiere decir que puedes desplegar diferente información de los mismos datos en el mismo espacio. Para utilizarlo, arrastra otro campo a Data Fields.

He aquí un ejemplo del diseño de la tabla que muestra estas dos características.

  1. Así se debe ver:

  1. Construye tu tabla dinámica y arrastra el cuadro de ‘Hectares’  al espacio en blanco 4 veces.  Se verá así

  1. Luego, cambia la manera en que los datos están disponibles. Para hacer eso, haz clic en uno de los cuadros que arrastraste a Data Fields. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

  1. Escoge una opción de la lista y haz clic en OK.

  2. Cuando termines con las 4, los cuadros que están en Data Fields se verán así:

  1. Después de terminar con todas tus etiquetas, crea tu tabla dinámica.

  1. Esta tabla dinámica te mostrará cuatro secciones de datos, una por cada país donde la tierra fue adquirida. La cantidad de contratos, la máxima (función MAX) cantidad, la mínima (función MIN) y el total (función SUM). Obtendrás una tabla como ésta en el caso de Argentina.

Sección 3: Añadiendo columnas a las tablas dinámicas

En la siguiente sección te enseñaremos a adicionar filas y datos a tu tablas dinámicas. También te enseñaremos cómo ordenar y filtrar los datos en las tablas dinámicas y cómo adaptar los datos para escoger los máximos y mínimos en una lista. Por último, aprenderás a agregar columnas.

Tarea rápida:

¡Ya casi construiste 30 tablas!  En el siguiente paso aprenderás a agregar datos en los campos de columna de la tabla dinámicas.

  1. Como punto de inicio, toma la tabla que realizaste en la sección 2. Edita los encabezados, pero ahora arrastra la etiqueta Risk to Health en el área de columnas. Se verá así:

  1. Después de crear la tabla dinámica, así se verá con las nuevas columnas.

Cuando agregamos una columna, los datos se pueden sub-agrupar. Aquí esta la tabla original realizada en la sección 2 para que veas la diferencia.

La versión que incluye columnas hace más fácil detectar el riesgo para la salud que representan los alimentos, de qué están hechos y cuántos tienen. Lectores: cuidado con las galletas y los pastelitos. Por suerte, este tutorial no es sobre de dietas.

Tarea larga

Regresa a la base de datos de GRAIN, donde podremos ver cómo mediante la adición columnas puedes cambiar el sentido de los datos.

  1. Haz una tabla dinámica donde se muestre cuánta tierra en hectáreas se ha comprado y en qué país  (Landgrabbed).

  1. Esta vez incluye el Status of deal en el apartado de Column Fields de la tabla dinámica.

Ahora ya sabes qué resultados vas a tener. La tabla te dará un panorama general de los terrenos que cada país vendió y en qué status va la compra-venta.

El Status of deal (status de compra-venta) es un campo bastante conveniente para agregar a las valores de columna. Cuando se resume en la tabla dinámica que tiene sólo cinco categorías distintas, ¡esto significa que queda fácilmente en el área de la pantalla!

Cambia Status of deal convirtiéndola en una columna de la siguiente manera::

  1. Cambia el cuadro en el Row Fields por Landgrabber (el inversionista)  y cambia el cuadro que está en Data Fields por Projected Investment (la cantidad de dinero pagada por la tierra). Esto te dará una perspectiva de cuánto dinero han invertido en los tratos, los tratos que ya se firmaron y demás.

  1. Reemplaza Row Fields con Sector y Data Fields con el número de inversionistas. Si tienes dudas, ve al Bonus de la sección 2. La tabla dinámica te muestra el número y el status por sectores.

Bonus: filtro estándar

Como se vio en la sección 1, el ordenamiento y filtrado funcionan igual para las tablas dinámicas. Otra aplicación que funciona de maravilla es el filtro estándar (standard filter).

Podemos usar esta aplicación para que tengas en mente cómo se pueden acomodar los datos en tu hoja de cálculo utilizando tablas dinámicas. Veamos cómo funciona.

  1. Crea una tabla dinámica utilizando la misma base de datos de GRAIN. Tiene Landgrabbed y  Landgrabber en las filas; Status of deal como columna, y la suma de todas las hectáreas vendidas como Data Fields:

  1. Haz clic en OK. Obtendrás una tabla así:

  1. Haz clic en el cuadro llamado Filter (filtrar) en la celda A1. Una ventana llamada The Filter Criteria se abrirá.

  2. Cambia los campos para que la tabla se vea así. Después dale click a OK para aplicar el filtro.

  1. Con este nuevo filtro, sólo se abrirán los tratos que sean iguales o mayores a (>= en notación matemática) 100,000 ha.

  2. El filtro se puede eliminar si haces clic en Filter Criteria y seleccionas none en el menú.

Sección 4: Agregando gráficos a tablas dinámicas

Las tablas dinámicas también te permiten graficar los datos. Resumir y graficar tus datos es una buena manera de entenderlos. Usando los datos de GRAIN, haremos un ejemplo de cómo funciona.

Crea una tabla dinámica donde se muestre la cantidad de tierra comprada en cada país arrastrar el campo de Landgrabbed al de las filas Row Fields y Hectares al campo de Data Fields. Así deben quedar tus datos.

Primero ordena los datos de forma descendiente:

  1. Selecciona las celdas de la B4 a la A69 (en ese orden).

  2. Haz clic en Sort Descending en el menú de la hoja de cálculo.

Agrega una gráfica:

  1. Los datos que seleccionaste deben seguir igual a como los filtraste.

  2. En el menú de arriba, haz clic en Insert  y ve a la opción Chart

  3. La ventana The Chart Wizard se abrirá. La gráfica que debes elegir  es Vertical Bar Graph. No cambies nada; sólo selecciona Finish y obtendrás está gráfica:

Refina la gráfica para que sólo aparezcan los 10 países donde se vendieron más terrenos. Esconde filas en la tabla dinámica para lograr esta modificación:

  1. Usando la función Hide (esconder) podemos elegir qué datos mostrar en nuestra gráfica.

  2. Selecciona las filas de la 14 a la 70. En el menú superior, ve a Format → Row → Hide. La gráfica va a cambiar así:

Tarea rápida

Realiza una tabla dinámica con una gráfica que muestre qué inversionista ha comprado más tierras.