Importación y Organización de Datos desde fuentes externas

¿Qué vas a aprender?

En este tutorial, aprenderás a abrir datos desde fuentes externas a Google Sheets, como archivos .CSV (valores separados por comas) o .XLS (hojas de cálculo de Excel), así como a organizarlos para su análisis.

¿Por qué es importante que obtengas estas habilidades?

Estas habilidades son esenciales para cualquier persona que trabaje con datos, ya que contribuyen a resultados precisos y decisiones informadas.

Importación de datos desde fuentes externas.

En esta sección, aprenderemos a traer datos a tus hojas de cálculo desde fuera de Google Sheets aún en formatos como archivos .CSV y .XLS.

¿Cómo abrir una tabla en .CSV o .XLS?

Abre una hoja de Google Sheets
Haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
Selecciona Abrir

Y elige la opción de Subir

Escoge el archivo .CSV o .XLS desde tu dispositivo.
Haz clic en «Abrir». Los datos se importarán a una nueva hoja.

¿Cómo saber en qué formato está mi tabla?

Haz clic derecho en el archivo.

Selecciona Propiedades o Información.

Verifica la extensión del archivo .CSV para CSV y .XLS o .XLSX para Excel.

¿Cómo leer correctamente caracteres especiales?

Google Sheets maneja automáticamente caracteres especiales y Unicode. Unicode es un estándar de carácteres que representa casi todos los idiomas escritos del mundo, lo que permite permite leer correctamente acentos y la eñe, que utilizamos en el español. Solo pega los datos en una celda y verás que se representan correctamente.

¿Cómo leer correctamente los puntos decimales?

En ocasiones, los puntos decimales se pueden interpretar con comas, es decir, se interpretan en el sistema europeo.Al importar o pegar datos, Google Sheets detectará el formato automáticamente. Sin embargo, si los números decimales se interpretan incorrectamente, verifica el formato de celdas en Formato > Número

Lectura correcta de fechas.

Google Sheets reconocerá automáticamente las fechas en la mayoría de los casos. Si una fecha no se reconoce, selecciona la celda y elige el formato de fecha adecuado en «Formato» > «Número» > “Fecha”.

Alternativas para importar datos

Copiar y pegar.

Copiar y pegar es rápido y práctico para datos pequeños, pero puede generar problemas de formato y actualización en conjuntos de datos más grandes o en situaciones donde la precisión es crucial. Depende de la situación y el tamaño de los datos, así como de la necesidad de mantener el formato y la coherencia.

Algunos pros que son:

Rapidez: Es rápido y sencillo copiar datos de una fuente y pegarlos en Google Sheets.
Flexibilidad: Es útil para copiar datos pequeños o cuando solo necesitas información puntual.
No Requiere Conexión a Internet: No necesitas estar conectado a internet para copiar y pegar datos ya presentes en tu dispositivo.

Algunos contras son:

Errores de Formato: Los datos pueden perder formato o estructura al pegarlos, lo que puede dificultar su análisis.
Datos desactualizados: Si los datos cambian en la fuente original, los datos copiados en Google Sheets no se actualizarán automáticamente.
Tamaño Limitado: Para conjuntos de datos grandes, copiar y pegar puede ser ineficiente y causar problemas de rendimiento.
Riesgo de Errores: Al copiar manualmente, hay más margen para errores de escritura y omisiones.
Incompatibilidad: Algunos datos pueden no pegarse correctamente debido a incompatibilidades en el formato o la estructura.

¿Cómo organizar y estructurar mis datos?

La organización y estructuración de datos son pasos esenciales para preparar tus datos antes de realizar análisis. Una estructura ordenada permite una navegación más eficiente, búsquedas más rápidas y análisis más efectivos.

Variables en columnas. Cuando organizas tus datos en Google Sheets, cada columna debe representar una variable o un tipo de información específico.

Identifica tus variables. Identifica las diferentes categorías de información que tienes en tus datos. Estas serán tus variables. Por ejemplo: nombre, edad o género.

Crea encabezados de columna. En la primera fila de tu hoja de cálculo, escribe los nombres de tus variables en celdas separadas. Cada encabezado debe ser descriptivo y conciso.

Usa filas para distintas observaciones: Cada fila representa una observación o un registro único. Asegúrate de que cada fila contenga datos coherentes en relación con las variables.

Observaciones en filas

Identifica tus observaciones: Cada registro o conjunto de información se convertirá en una observación. Por ejemplo, si estás registrando detalles de estudiantes, cada estudiante será una observación.
Crea una nueva fila: Para cada nueva observación, agrega una fila en tu hoja de cálculo. Hazlo debajo de las filas existentes.
Llena los datos en filas: Completa los datos en las celdas de la fila para cada variable correspondiente. Cada celda contiene información relacionada con la observación.
Repite para cada observación: Repite el proceso para cada observación que quieras registrar. Agrega una nueva fila por cada conjunto de datos.
Mantén las variables consistentes: Asegúrate de que los datos en cada columna estén relacionados con la misma variable en todas las filas. Esto garantiza que tus datos sean coherentes y útiles.

- Copiar y pegar con transposición
  - ¿Qué es transponer?
    Se refiere a cambiar la orientación de los datos. En lugar de tener los datos organizados en filas y columnas estándar, la transposición cambia las filas en columnas y las columnas en filas. Es como si estuvieras girando los datos 90 grados en sentido horario.Este proceso es útil cuando deseas reorganizar tus datos para tener una vista diferente o para facilitar ciertos tipos de análisis.
    - Sintaxis
      TRANSPONER(arreglo_o_rango)

arreglo_o_rango: Arreglo o rango cuyas filas y columnas se van a intercambiar.

Por ejemplo:

- - - - Pegado especial
        
        Copia los datos que deseas pegar.
        
        Selecciona la celda de destino.
        
        Haz clic derecho y selecciona «Pegado especial».
        
        En la ventana emergente, elige cómo deseas pegar los datos: como valores, fórmulas, formato o más opciones.

- - - - Esto te permite controlar cómo los datos se incorporan a tu hoja de cálculo.