Tus datos están embrujados

Introducción

Imagen original, del dominio público (adaptaciones de School of Data)

Tres no es un número. Por lo menos, no lo es para tu hoja de cálculo cuando está así escrito en una celda en la hoja. Tu hoja de cálculo es pedante y necesita que le des la información exacta, o simplemente no la reconocerá. Si no le dices a tu hoja de cálculo qué hacer, ella se confundirá y actuará de manera tal que parecerá embrujada. La imagen a continuación te muestra cómo.

En la columna A, fila 2, tú ves «cuatrocientos»… Pero en la columna B está lo que ve tu hoja de cálculo; en este caso, «ojo de tritón» (claramente influída por el hechizo).

Para las hojas de cálculo sólo existen tres maneras de subir y reconocer datos:

Como número: por ejemplo, 100.
Como texto: por ejemplo, cien.
Como fórmula: por ejemplo, =SUM(99+1), que pueda calcular un valor real.

Para evitar que tu hoja sea hechizada por una bruja, sigue dos reglas básicas:

Dile a tu hoja qué tipo de dato vas a ponerle;
Sé consistente y pon los datos de una sola forma en el mismo documento.

Si no sigues estas reglas, tu hoja la pasará fatal al intentar hacer todas las cosas que tiene que hacer (como filtrar, contar, añadir) y, además, interpretar lo que tú subiste.

Cuando termines está sección, serás capaz de:

Entender los diferentes tipos de datos que puedes usar en una hoja de cálculo;
Encontrar errores en tu hoja de cálculo;
Estandarizar datos y usar fórmulas para detectar errores.

Algunos trabajos:

Para realizar la tarea rápida y la larga necesitarás:

Hoja de cálculo (en Excel u Open/Libre Office);
La copia del manual de GRAIN titulada land grabbing (en inglés).

Una tarea rápida (15 minutos)

Descarga una copia de la base de datos de GRAIN; ábrela en tu computadora y considera:

¿Qué tipo de datos consideramos que debe de tener cada columna? Encuentra qué tipo de datos cree tu hoja de cálculo tener. Haz clic en el encabezado de la columna, selecciona Formato de celda y revisa en donde dice Número de tabla… ¿Qué ves? Intenta escoger diferentes opciones en categorías y formatos, y ve qué le pasa a tus datos.

En donde veas números, cámbialos por cantidades más grandes. Usando tu sentido común, ve si ese cambio se ve reflejado en la suma. ¿Produce un error? Esto te puede decir deque algo anda mal con tus datos.
Si tienes datos o números, intenta ordenarlos de forma ascendente y ve lo que pasa. ¿Se comportan como esperabas?
Usa auto-filtros para mostrar valores en una columna y así ver qué tipo de datos tienes. ¿Algo te salta a la vista? ¿Puedes ver diferentes datos?
Después de hacer este ejercicio, ¿qué tan fácil crees que sea analizar los datos en hojas de cálculo? ¿Cómo se puede mejorar este proceso?

Tarea larga (una hora)

Ve al manual hasta el apartado 4: Números que no son números. Este ejercicio te muestra paso a paso los problemas relacionados con el guardar en una base de datos enormes cantidades de datos sobre inversiones realizadas en diferentes lugares. Te explica cómo puedes detectar y resolver problemas en bases de datos tan grandes usando fórmulas y programas como Pivot Tables para corroborar que tus correcciones estén funcionando. Además te dará una idea de cómo combinar diferentes funciones de las hojas de cálculo.

Lista de lecturas (todas en inglés)

En esta lectura encontrarás diferentes formatos numéricos que tiene Excel.
Aprende estos principios básicos que te ayudarán en el manejo de datos:
- Añadir una columna de números, usando Google Spreadsheet como ejemplo
- Clasifica datos, usando Google Spreadsheet como ejemplo.
- Aprende a aplicar el autofiltro en Excel.
- Lo básico sobre filtros y clasificación de datos en este tutorial.
Muchas personas encuentran problemas con los datos cuando comienzan a usar números muy particulares como teléfonos, seguro social, matrículas. Las hojas de cálculo cuentan con una opción que se llama Custom number formats o Formato personalizado de números. Aquí te damos algunas lecturas:

Un ejemplo de TechRepublic para resolver un problema molesto mediante el uso del formato personalizado de números en una hoja de cálculo.
Una nota detallada de cómo funcionan los formatos personalizados de números, de Ozgrid.
Una introducción sobre los formatos personalizados de números en Excel, de Simon Page.

Descansa y reflexiona

Este fue un ejercicio un poco confuso. ¿Cómo te sentiste? ¿Ahora es más fácil encontrar y corregir errores dentro de las hojas de cálculo?

La tarea larga también estuvo compleja. ¿Cómo te fue con ella?

Sigue con nosotros para la última sección de este curso.